التهيئة الناجحة: كيف تجعل الموظفين الجدد جزءًا لا يتجزأ من فريقك؟

وأنا أحضر أفكاري لكتابة مقال يتناول موضوع تهيئة الموظفين الجدد في مكان العمل. استرجعت تجربتي المهنية الأولى، ومشاعر الفرح والخوف التي اعترتني وأنا أبدأ مشواري في العمل لأول مرة، وكيف كانت خطواتي مترددة وأنا أدخل مبنى الشركة، وعقلي يتسابق مع الأفكار. شعرت بمزيج غريب من الحماس والقلق؛ الحماس لبدء فصل جديد في حياتي، والقلق من المجهول الذي ينتظرني.

عندما قابلت زملائي الجدد، حاولت جاهدة إخفاء توتري خلف ابتسامة ودودة ومصافحة ثابتة. كل وجه جديد، كل مكتب، وكل تفصيل في المكان بدا وكأنه يحمل أهمية خاصة.

مع مرور الساعات، بدأت أشعر بالراحة تدريجيًا مع الاهتمام الذي تلقيته من المديرين والأنشطة المميزة التي شاركوني بها لأحظى بتجربة فريدة. سأشارككم جل أفكارها عبر السطور التالية.

اكتشف في المقال التالي أهم طرق دمج وتهيئة الموظفين الجدد وآلية تطبيقها، وكيف يسهم الإعداد الجيد في تعزيز أداء الموظف وبناء ثقافة شركة قوية ومُحفزة.

ماذا تعني عملية تهيئة الموظفين الجدد؟

تُعد عملية تهيئة الموظفين جزءًا لا يتجزأ من الإجراءات الضرورية عند انضمام الموظفين الجدد إلى بيئة العمل.

لقد أثبتت دراسة أن الشركات التي تهيئ الموظفين الجُدد، تزداد نسبة ولائهم إلى نحو 87٪، وتصل إنتاجيتهم إلى نحو 70٪. كما أثبتت الدراسة ذاتها أن الموظفين الذين حظوا بتجربة تهيئة سيئة سرعان ما تركوا شركاتهم.

لذا يجب أن تكون عملية التأهيل فعّالة وشاملة، لا تقتصر فقط على التعامل مع الأوراق القانونية، بل تُساعد أيضًا في تسهيل اندماج العضو الجديد في فريق العمل ومجتمع الشركة.

أهم مميزات تهيئة الموظفين الجدد

تعود عملية تأهيل الموظفين الشاملة والفعالة بفوائد جمة على المؤسسة.

هذه العملية، التي تعد بمثابة الانطباع الأول للموظف الجديد عن بيئة العمل، يمكنها أن تشكل تجربته بشكل إيجابي أو سلبي. فيما يلي أبرز مزايا تهيئة الموظفين الجدد:

1. الاحتفاظ بالموظفين.
2. زيادة مستوى رضا الموظفين.
3. تعزيز إنتاجية الموظفين.
4. تعميق فهم ثقافة الشركة.
5. توضيح توقعات الدور الوظيفي.
6. تحسين العمل الجماعي.
7. الحد من هدر الموارد.

المؤسسات التي تتبنى عملية تأهيل وتهيئة سلسة وشاملة وودية تتمتع بميزة تنافسية في:

1. استقطاب الكفاءات العالية.
2. الحفاظ على الموظفين المتميزين.
3. تشجيع الأداء المتفوق المتوافق مع أهداف الشركة.
4. دمج الموظفين الجدد بنجاح في ثقافة الشركة.

أهم 6 طرق دمج وتهيئة الموظفين الجدد وآلية تطبيقها

قد تشكل عملية تصميم برنامج تهيئة موظفين شاملة وفعالة تحديًا كبيرًا، خاصة لإدارة الموارد البشرية التي تواجه بالفعل العديد من المهام اليومية.

ومع ذلك، فإن وضع خطة منهجية يمكن أن يسهل هذه المهمة ويضمن تلبية احتياجات مؤسستك وموظفيها.

إليك مجموعة من الخطوات المقترحة لتطوير عملية تهيئة مناسبة:

1. استثمر في برامج الموارد البشرية التي تشتمل على ميزات إعداد الموظفين الجدد

يعمل برنامج إعداد وتهيئة الموظفين الجدد على أتمتة الإجراءات ويجمع العناصر الأساسية في مكان واحد مركزي. كما يخفف استخدام برنامج الإعداد الضغط عن فريق الموارد البشرية، ويقدم أيضًا تجربة توظيف ممتعة ومُحسنة للموظفين الجدد.

مع وجود العديد من الخيارات المتاحة لبرامج الإعداد، من المهم مراجعة الخيارات المتوفرة واختيار الأنسب لفريقك.

2. حدد المدة التي ستستغرقها عملية التهيئة

سيكون الجزء الأول من عملية الإعداد متضمنًا استكمال للأعمال الورقية والإدارية، بالإضافة إلى فترة التدريب والتوجيه.

من الضروري أن تحدد كيفية إدارة التدريب، سواء كان ذلك عبر الوحدات التعليمية أو جلسات التوجيه، وكذلك مدة استمرار توجيه الموظف، وتعديلها وفقًا للأداء، وذلك قبل اليوم الأول.

بعد فترة التوجيه، يجب أن يكون الموظف قد اكتسب فهمًا واضحًا لدوره والطريقة التي يجب أن يؤدي بها مهامه بأقل قدر من المساعدة.

ومع ذلك، يجب ألا تتوقف عملية تهيئة الموظف الجديد عند هذا الحد؛ بل ينبغي أن يستمر الدعم والتطوير المستمر له.

3. اجعل من يومهم الأول تاريخًا لا يُنسى

بغض النظر عن مدى استعداد المرشح، فمن المؤكد أنه سيشعر بمزيج من الإثارة والتوتر في اليوم الأول.

دورك كمسؤول هو أن تجعله يشعر بالراحة وتساعده على التأقلم مع بيئته الجديدة، سواء كانت مادية أو اجتماعية.

من المهم أن تحرص على تزويده بحزمة من المعلومات تشمل (دليل الموظف، وسياسات وإجراءات الشركة، والتوقعات المتعلقة بالعمل).

هذا الدعم سيمكّن الموظفين الجدد من التركيز بشكل أفضل على التدريب العملي في الأيام التالية.

4. حدد الأدوار الوظيفية والمسؤوليات والتوقعات

أول يوم عمل دائمًا ما يصحبه الكثير من القلق والاضطراب، وهذا ما يجب أن تتجنبه.

من الطبيعي أن يشعر الموظف الجديد ببعض القلق، لكن لتفادي ذلك، يُمكنك اتباع الخطوات التالية:

• أرسل له بطاقة هدية من خلال منصة «بونص» مثلًا.
• في حالة العمل من المكتب، عرفه بزملائه الجدد. بعد ذلك، خذ بيده إلى مكتبه الجديد.
• إذا كان العمل عن بُعد، فاطلب من زملائه أن يشاركوه صورًا من مكاتب عملهم وكيف يقضون يومهم، وذلك سعيًا لإدماجه في بيئة العمل وتقديم أفكار له لتجهيز أو ترتيب مكتبه عن بُعد.
• خصص وقتًا لبعض الاجتماعات غير الرسمية؛ لا تُرهقه بيوم حافل بالمهام والمعلومات، بل احرص على خلق جو من الفكاهة والتواصل البشري البعيد عن الرسميات، وشجعه على التعرف على زملائه المختلفين والتحدث معهم.

5. عرفهم على ثقافة العمل في الشركة

يسهّل العمل من المكتب كثيرًا على الموظف الجديد التعرف على ثقافة الشركة. أما في العمل عن بُعد، فمن الضروري استخدام استراتيجيات مختلفة لتعريف الموظف بثقافة العمل الجديدة، ومن بين هذه الاستراتيجيات الأكثر فاعلية ما يأتي:

1. عقد اجتماعات افتراضية بين الموظف الجديد وأحد الزملاء القدامى، للتعارف ومناقشة مواضيع متنوعة تهدف إلى تعزيز فهم الموظف الجديد لثقافة الشركة.
2. إطلاق نشاطات ترفيهية بشكل دوري، سواء أسبوعيًا أو نصف شهريًا، حيث يُمكن للموظفين ممارسة أنشطة ترفيهية يختارونها ومن ثم مشاركتها مع زملائهم. هذه الطريقة مُتبعة في كبرى الشركات مثل Google.

نقترح عليك قراءة المقال التالي: أهمية تقييم الأداء الوظيفي وكيفية مكافأة الموظفين وتحفيزهم

6. اطلب منهم تقييمًا واقعيًا

كل مشروع قابل للتطوير والتحسين، وبرنامج تهيئة الموظفين الجدد ليس استثناءً.

لضمان فعاليته القصوى، من الضروري جمع آراء المشاركين باستمرار. اطلب من الموظفين الجدد تقييم تجربتهم الشاملة، مع التركيز على الجوانب الإيجابية والنقاط التي تحتاج إلى تطوير.

يمكنك إجراء استطلاع فور انتهاء عملية التهيئة، يتضمن النقاط التالية للتقييم:

1. مدى الشعور بالترحيب في بيئة العمل.
2. الفخر بالانتماء للشركة.
3. الرغبة في التوصية بالشركة كمكان متميز للعمل.
4. جودة التدريب على المهام الوظيفية.
5. وضوح المهارات المطلوب اكتسابها مستقبلًا.
6. التوافق بين القيم الشخصية وقيم الشركة.
7. مطابقة الدور الفعلي للوصف الوظيفي المقدم.

من خلال هذا التقييم المستمر، يمكنك تحسين برنامج التهيئة وتطويره بشكل فعال ومستدام.

ما القيمة التي تقدمها منصة بونص

انطلاقًا من إيماننا بأن الموظف هو القلب النابض بالنجاح في الشركات؛ صمّمنا «بونص» لتكون رائدة الدعم والتمكين للشركات بإطلاق إمكانات مواردها البشرية.

نؤمن بأن الموظفين هم وقود النجاح لأي مؤسسة، لذلك تتمثل قيم «بونص» في تنمية مهاراتهم وتعزيز ولائهم ليُصبحوا الدعامة الراسخة في بناء مؤسسات قوية ومُزدهرة.

تستند هذه الرؤية الاستراتيجية إلى دعم الشركات في توفير بيئة عمل تتسم بالإيجابية والإنتاجية والسعادة، وتمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من تقدير جهود موظفيها وتحفيزهم.

تضُم بونص مجموعة متنوعة من الأدوات الفعّالة، تتفرد بتقديم المكافآت والامتيازات، وإجراء الاستطلاعات وجمع التعليقات. وتمتد لتشمل تعزيز التواصل الاجتماعي ببناء مجتمعات مُتماسكة داخل الشركات تعمل على توطيد العلاقات بين الموظفين، وتسهم في خلق بيئة عمل مُتناغمة ومُتكاملة.

خلاصة القول

تهيئة الموظفين الجدد ليست مجرد خطوة إدارية تقليدية، بل هي لبنة أساسية تُرسي دعائم النجاح المؤسسي.

عندما نمنحهم الأدوات والمعرفة والدعم اللازم، نفتح لهم أبواب الاندماج بسلاسة في بيئة العمل، ونزرع فيهم بذور الكفاءة والإنتاجية. هذا الاستثمار ليس فقط في الموظفين، بل في مستقبل المنظمة بأكملها لضمان تجربة عمل إيجابية تثمر عن نجاحات متواصلة. 

ففي النهاية، الموظفون هم القلب النابض لأي منظمة، وتهيئتهم الجيدة هي الخطوة الأولى نحو مستقبل مشرق ومستدام.

لكل منا تجاربه الفريدة التي يمكن أن تكون مصدر إلهام للآخرين. فما رأيك عزيزي القارئ أن تشاركنا تجاربك أو قصص نجاحك حول أفضل الممارسات في تهيئة الموظفين الجدد؟ مشاركتك لا تُثري النقاش فحسب، بل تساعد أيضًا في تعميم الفائدة على الجميع. وهذا بالضبط ما نسعى إليه دائمًا في «بونص» من خلال خلق مساحة للتعلم والنمو المشترك.

الأسئلة الشائعة