دليلك إلى إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد

تخيّل أنك تدير فريق عمل مؤلف من 20 شخصًا، يعملون عن بُعد من بلدان مختلفة ومن خلفيات ثقافية متنوعة! هل تعتقد أن بإمكانك إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بُعد بنجاح، ومتابعة نتائج الأعمال بدقة وسلاسة؟ الجواب هو نعم، يمكنك ذلك؛ ولكن، يتطلب الأمر استراتيجية متكاملة وجهودًا مستمرة.

في هذا الدليل الإرشادي، سنعرض لك أهم الاستراتيجيات التي يتبعها أفضل قادة الأعمال لإدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بُعد، لتجعل تجربتك القيادية فريدة وناجحة.

ما هي إدارة علاقات الموظفين؟

إدارة علاقات الموظفين (ERM)، التي تُشكّل جزءًا أساسيًا من مجال إدارة الموارد البشرية، تُعنى بشكل خاص بتطوير علاقات قوية وإيجابية بين العاملين والإدارة.

في هذا السياق، يُمكن للخبراء في الموارد البشرية، بالتعاون مع المديرين وقادة الفرق، أن يلعبوا دورًا فعّالًا في تنفيذ سياسات وإجراءات مدروسة بدقة.

أهمية علاقات الموظفين

تبرز أهمية علاقات الموظفين في عدة جوانب حيوية لنجاح المؤسسات، نذكر منها:

1. تعزيز الروح المعنوية للموظفين

تسهم برامج وسياسات إدارة علاقات الموظفين (ERM)، بشكل فعّال، في تعزيز العلاقات الإيجابية بين أفراد العمل، وتحفيزهم على الإبداع والتميز؛ كما تساعد في رفع الروح المعنوية للموظفين داخل المؤسسة.

على سبيل المثال، وبهدف تعزيز الأداء، يُمكن لقسم المبيعات أن يكرم موظفي المبيعات المتميزين الذين يحققون أو يتجاوزون الأهداف المحددة؛ حيث قد يكون التكريم عبر هدية رمزية أو إعلان على مستوى الشركة، الأمر الذي يُعزز شعورهم بالتقدير، كما يُحفزهم على بذل المزيد من الجهد.

هذا التكريم يسهم في تحسين أداء المبيعات وزيادة إيرادات الشركة بأكملها.

2. تحقيق المزيد من زيادة الإنتاجية

تسهم إدارة علاقات الموظفين الإيجابية في خلق بيئة عمل مُنتجة تشجع الفرق على تحقيق إنجازات تفوق التوقعات، وذلك ضمن الإطار الزمني المحدد. إذ إنه عندما يشعر الموظفون بقيمة عملهم، يزداد حماسهم لإنجاز مهامهم بكفاءة عالية.

من ممارسات إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد الناجحة، تنظيم برامج التوجيه وورش العمل للتطوير المهني، التي تُساعد العاملين على تحسين مهاراتهم. 

على سبيل المثال، قد يُنظم القسم الإداري في المستشفيات ندوات أسبوعية تُركز على تعزيز الكفاءة الإدارية في المجال الصحي، مما يُسهم في زيادة إنتاجية الموظفين بشكل ملحوظ.

3. تعميق الإحساس بالمسؤولية

تعد العلاقات القوية بين الموظفين عاملًا أساسيًا يعزز شعورهم بالمسؤولية نحو واجباتهم وتجاه الشركة بشكل عام؛ فمع كل إنجاز أو مساهمة، يحظى الموظفون بالتقدير، ويُبرز لهم المديرون كيف أن جهودهم تسهم في تطور الشركة وتقدمها.

وكنتيجة طبيعية لهذا التقدير، يسعى الموظفون دومًا لخدمة مصالح الشركة، مما يعزز من تقديرهم واحترام دورهم فيها.

4. ضمان بقاء الموظفين المخلصين في بيئة العمل

عندما تؤسس لثقافة عمل مبنية على علاقات عمل جيدة بين الموظفين، لن يضطر الموظف إلى مغادرة الشركة؛ بل على العكس سيبقى في الشركة ويقدم أفضل ما لديه لتطويرها وتعزيز طرق الابتكار والإبداع فيها.

سيشعر الموظف بالانتماء والولاء للمؤسسة، مما يحفزه على المساهمة بشكل فعال في نموها وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

هذه البيئة الإيجابية ستؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين جودة العمل، وستجذب أيضًا المواهب الجديدة للانضمام إلى الشركة، مما يعزز قدرتها التنافسية في السوق.

كيفية تحسين علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد

يمكنك تحسين علاقات الموظفين في العمل عن بعد من خلال الاستراتيجيات التالية:

أولًا: امنح موظفيك تقييمات واضحة

تُعدّ التقييمات الشفافة والموضوعية عنصرًا أساسيًا في تعزيز العلاقات بين الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد؛ فعلى الرغم من غياب التواصل الشفهي، تبقى مؤشرات التعاون والاجتهاد محل رصد وتقييم دقيق.

هذه التقييمات تُقدم خارطة طريق للتطوير المهني، وتُحدد مجالات التحسين وتبرز السلوكيات التي يجب تجنبها، وتعطي أيضًا صورة واضحة لنقاط القوة والضعف لكل موظف.

من المهم جدًا تقدير بالموظفين ذوي الأداء المتميز علانية خلال الاجتماعات الدورية؛ إذ يُسهم هذا التقدير في تعزيز معنوياتهم ويحفزهم على الاستمرار في الإنجاز.

كما يشجع الفريق بأكمله على بذل المزيد من الجهد لتحقيق نتائج أفضل والحصول على تقييمات إيجابية أفضل.

ثانيًا: وفر مسارات للتطوير المهني

يعد تطوير استراتيجيات وخطط تطوير فردية لكل موظف ضمن أطر زمنية محددة وقابلة للتنفيذ، أمرًا ضروريًا.

يجب أن تحقق هذه الخطط أهدافًا ملموسة تتماشى مع الرؤية العامة للمؤسسة.

من الضروري أن تعكس هذه الاستراتيجيات تصور الشركة للمسار الوظيفي للموظف ودوره المستقبلي فيها. علاوة على ذلك يجب أن تتضمن برنامجًا شاملًا للتطوير المهني، مُصممًا خصيصًا لتعزيز مهارات الموظف وقدراته.

بهذا النهج، تمكّن المؤسسة نفسها من ربط تقدم موظفيها بأهدافها الاستراتيجية، مما يسهم في خلق بيئة عمل تحفيزية وإيجابية لكلا الطرفين.

ثالثًا: عزز التواصل الفعال بين الموظفين

من الأهمية بمكان أن يأخذ المدير بعين الاعتبار تعزيز التواصل الفعال بين الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بُعد، لضمان استمرارية العمليات والحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية والتعاون.

هذا يشمل توفير الأدوات التقنية المناسبة، وتنظيم اجتماعات دورية، وتشجيع الحوار المفتوح والشفافية في جميع المستويات الإدارية.

استراتيجيات إدارة علاقة الموظفين في بيئة العمل عن بعد

فيما يلي أبرز الاستراتيجيات المُتبعة من قبل مديري الشركات لإدارة علاقات الموظفين:

أولًا: تأسيس روابط مهنية قوية منذ اللحظة الأولى

تعد فترة تهيئة الموظفين الجدد مرحلة حاسمة في مسارهم المهني؛ إذ يُرسي نجاح هذه المرحلة أسس علاقات مستدامة مع الإدارة والزملاء.

من الضروري غرس قيم ورؤية المؤسسة، وتوضيح ملامح ثقافتها التنظيمية منذ البداية.

الهدف الرئيسي خلال هذه الفترة هو خلق شعور بالترحيب والتقدير لدى الموظف الجديد، وإشعاره بتطلع الفريق للتعاون معه.

لذا فإن توفير بيئة عمل عن بُعد داعمة ومحفزة يُعدّ أمرًا جوهريًا لبناء علاقات مهنية ناجحة.

يُستحسن تنظيم لقاءات تعريفية مع رؤساء الأقسام، حيث يقدمون أنفسهم وفرقهم، ويشرحون آليات التعاون ونقاط التقاطع مع دور الموظف الجديد.

كما يسهم تعيين موجه شخصي للموظف طوال فترة التهيئة في ترسيخ ارتباطه بالمؤسسة منذ اللحظات الأولى.

ثانيًا: تطوير علاقات الموظفين من خلال بناء الفريق

يعد تطوير علاقات الموظفين من خلال بناء الفريق من الأمور المهمة للإدارة؛ لأنه يعزز الروح الجماعية ويشجع على التعاون والتواصل الفعّال، مما يؤدي إلى تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية في العمل.

تسعى المؤسسات من خلال هذه العملية إلى خلق توازن دقيق بين الهوية الجماعية والفردية، حيث تُشجع على التآلف بين الموظفين دون المساس بخصوصياتهم الشخصية.

وتعد الأنشطة الترفيهية والمحادثات غير الرسمية من أنجح الوسائل لتحقيق هذا الهدف، إذ تسهم في كسر الحواجز وتعزيز الروابط بين أفراد الفريق.

ثالثًا: استخدام برامج دعم علاقات الموظفين

لنجاح علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد، يجب على المديرين تطبيق برامج دعم معروفة وفعالة. حيث تسهم هذه البرمجيات في تعزيز التواصل عن بعد من خلال:

1. توفير منصات للمحادثات الفورية والمؤتمرات المرئية، مما يسهل التفاعل المباشر بين أعضاء الفريق.
2. إنشاء مساحات عمل افتراضية مشتركة تتيح التعاون في الوقت الفعلي على المشاريع والوثائق.
3. تنظيم المهام وتتبع التقدم بشكل مرئي، وبالتالي ضمان وضوح الأدوار والمسؤوليات لجميع أفراد الفريق.
4. توفير أدوات لجدولة الاجتماعات وإدارة الوقت بكفاءة، مع مراعاة المناطق الزمنية المختلفة للموظفين.
5. دعم الملاحظات والتقييمات الدورية للأداء، الأمر الذي يعزز التطوير المهني المستمر.
6. تسهيل مشاركة المعرفة والموارد عبر قنوات مخصصة، وبذلك لضمان وصول جميع الموظفين للمعلومات الضرورية.
7. خلق فرص للتفاعل الاجتماعي غير الرسمي، مثل الدردشات الجماعية أو الفعاليات الافتراضية؛ لتعزيز الروابط بين الموظفين.
8. توفير أدوات لإدارة المشاريع تسمح بتحديث الحالة في الوقت الفعلي، مما يعزز الشفافية والتنسيق بين أعضاء الفريق.

رابعًا: الاهتمام بالحياة الاجتماعية للموظفين

يُعدّ الاهتمام بالمناسبات الشخصية والحياة الاجتماعية للموظفين من الأمور المهمة التي تعزز إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد. ويسهم ذلك في:

• تقوية الروابط الإنسانية بين أفراد الفريق، رغم البعد الجغرافي.
• خلق جو من الألفة والتقارب، مما يحسن التواصل والتعاون في العمل.
• زيادة الشعور بالانتماء للمؤسسة، وبالتالي تعزيز الولاء الوظيفي.
• تحسين الصحة النفسية للموظفين، وذلك من خلال إشعارهم بالتقدير والاهتمام.
• تشجيع التوازن بين الحياة الشخصية والعمل، الأمر الذي يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
• فتح قنوات تواصل غير رسمية، تسمح بتبادل الأفكار والخبرات بشكل أكثر انفتاحًا.
• تعزيز ثقافة الشركة وقيمها، حتى في ضوء العمل عن بعد.
• تسهيل عملية تهيئة الموظفين الجدد في الفريق، وتسريع تأقلمهم مع مكان وبيئة العمل.

ما هو دور إدارة علاقات الموظفين؟

يُنسب دور إدارة علاقات الموظفين لموظف الموارد البشرية، أو لمدير علاقات الموظفين؛ حيث ترتبط طبيعة تلك المهام بقسمين هما:

أولًا: علاقة الموظف بزملائه في العمل

يجب على مدير أو مسؤول إدارة علاقات الموظفين وضع خطة عمل لإدارة علاقة الموظف بزملائه في العمل، وذلك من خلال:

1. تأسيس فريق متنوع الوظائف- Cross Functional Team

تعد هذه المجموعة من الأساليب والمهام بمثابة جسر يربط بين أفراد الأقسام المختلفة، حيث تُمكِّنهم من مشاركة مهاراتهم والتعاون سويًا نحو تحقيق هدف مشترك.

هذا التعاون يُعزز من فهمهم المتبادل ويُسهم في قبولهم لبعضهم البعض ويعزز من روح التعاون بين فريق العمل.

2. توفير وسائل التواصل المناسبة للموظفين

يلعب توفير وسائل التواصل المناسبة دورًا حاسمًا في منع سوء الفهم بين الموظفين، ويسهم في الحفاظ على التواصل العملي المطلوب خلال التفاعلات اليومية بين الزملاء.

بالإضافة إلى ذلك، تُعد هذه الوسائل أداة فعّالة تُمكّن الموظفين من مشاركة الملفات والمعلومات بكفاءة وسهولة.

ثانيًا: علاقة الموظف بمديره

تعد علاقة الموظف بمديره من العناصر الأساسية لنجاح أي مؤسسة. لذا فإن تطوير هذه العلاقة يُمكن أن يؤدي إلى تحسين الأداء والإنتاجية، ويُعزز من الروح المعنوية للموظفين.

هناك عدة خطوات يُمكن اتباعها لتحسين هذه العلاقة، مثل:

• التواصل الفعّال: يجب أن يكون التواصل بين الموظف والمدير واضحًا ومباشرًا لتعزيز الشفافية.
• الاحترام المتبادل: ينبغي أن تقوم العلاقة على الاحترام من كلا الطرفين.
• الدعم والتشجيع: على المدير تقديم الدعم والتشجيع للموظفين، والاعتراف بإنجازاتهم، لتحفيزهم على الأداء الأفضل.
• الثقة: بناء الثقة بين الموظف والمدير أمر ضروري لتحقيق التعاون والانسجام، وهو أساس لعلاقة عمل ناجحة.

تحديات إدارة علاقات الموظفين في مكان العمل عن بعد

تواجه إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد العديد من المشكلات والتحديات، نذكر منها:

أولًا: وجود موظفين غير مندمجين مع مكان العمل

قد تُواجه إدارة علاقات الموظفين، في سياق العمل عن بُعد، مشكلات تتعلق بعدم اندماج بعض الموظفين في العمل؛ وذلك يعود، في جزء منه، إلى نقص التواصل الشفهي والتفاعل الشخصي، الأمر الذي قد يُفضي إلى شعورهم بالعزلة.

لمعالجة هذه المشكلة، يُمكن للإدارة أن تطبق مجموعة من الاستراتيجيات؛ منها تنظيم جلسات تواصل دورية عبر الفيديو، وإنشاء قنوات تواصل فعّالة، وتشجيع العمل الجماعي.

بالإضافة إلى تقديم الدعم النفسي والمهني للموظفين. كما يعد توفير التدريبات وورش العمل لتطوير المهارات وتعزيز الاندماج الوظيفي خطوات هامة يمكن أن تسهم بشكل فعّال في حل هذه المشكلة.

ثانيًا: حدوث صراعات بين الموظفين

تُعدُّ إدارة علاقات الموظفين مهمة دقيقة وحيوية، خاصةً في ظل العمل عن بعد حيث يمكن أن تنشأ خلافات بسبب اختلاف الآراء أو أساليب تنفيذ المهام.

على الرغم من أن السياسات المُطبقة يجب أن تأخذ هذه الاختلافات في الاعتبار، إلا أنه لا يزال هناك احتمال لظهور مشاعر الغضب والتوتر بين الموظفين.

يقع على عاتق إدارة علاقات الموظفين مسؤولية التعامل مع هذه الخلافات بمهنية، والعمل على حلها بسرعة بما يُرضي جميع الأطراف.

تتطلب إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بعد جهودًا كبيرة لضمان تقديم القيمة المرجوة للموظفين. تعتمد هذه الإدارة على سياسات تُعزز العلاقات بين الموظفين أنفسهم وبينهم وبين مدرائهم.

الاستثمار في هذا الجانب من الشركة يُسهم أيضًا في تعزيز الرضا الوظيفي، مما يزيد من إنتاجية الموظفين ويحفيزهم لتقديم المزيد بهدف نجاح العمل.

بعد أن تعرّفت على أسس إدارة العلاقات مع الموظفين، حان الوقت للانتقال إلى الخطوة التالية: تطبيق ما تعلّمته بدعم من خبراء متخصصين. هل تبحث عن شريك يساعدك على بناء بيئة عمل إيجابية وتعزيز الولاء والانتماء؟ منصة بونص هي وجهتك المثالية لتحقيق ذلك.

بونص: الحل الشامل لتعزيز علاقات الموظفين وزيادة الإنتاجية

انطلاقًا من إيماننا بأن الموظف هو القلب النابض بالنجاح في الشركات؛ صمّمنا «بونص» لتكون رائدة الدعم والتمكين للشركات بإطلاق إمكانات مواردها البشرية.

نؤمن بأن الموظفين هم وقود النجاح لأي مؤسسة، لذلك تتمثل قيم «بونص» في تنمية مهاراتهم وتعزيز ولائهم ليُصبحوا الدعامة الراسخة في بناء مؤسسات قوية ومُزدهرة. تستند هذه الرؤية الاستراتيجية إلى دعم الشركات في توفير بيئة عمل تتسم بالإيجابية والإنتاجية والسعادة، وتمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من تقدير جهود موظفيها وتحفيزهم.

تضُم بونص مجموعة متنوعة من الأدوات الفعّالة، تتفرد بتقديم المكافآت والامتيازات، وإجراء الاستطلاعات وجمع التعليقات، وتمتد لتشمل تعزيز التواصل الاجتماعي ببناء مجتمعات مُتماسكة داخل الشركات تعمل على توطيد العلاقات بين الموظفين، وتسهم في خلق بيئة عمل مُتناغمة ومُتكاملة.

خلاصة القول

في الدليل الذي قدمناه، استعرضنا الطرق الفعّالة التي يتبعها الخبراء في إدارة علاقات الموظفين في مكان وبيئة العمل عن بُعد. بحثنا في كيفية مساهمة هذه الطرق في تحسين التواصل، وإرساء ثقافة عمل إيجابية، وإلهام الموظفين للإنجاز والابتكار.

بتبني هذه الممارسات، تستطيع الشركات استغلال قدراتها البشرية على أكمل وجه، مما يكفل استمرار النجاح والتقدم في بيئة الأعمال الهجينة.

الأسئلة الشائعة