دليل توجيه الموظفين الجدد: استراتيجيات ونصائح لبداية ناجحة

تشير الأبحاث إلى أن التدريب الفعّال للموظفين حديثي التوظيف يمكن أن يخفض من نسبة تغيير الموظفين بمقدار يصل إلى 25%. بالإضافة إلى ذلك، تعد عملية توجيه الموظفين الجدد أمرًا مهمًا، ومن الضروري عدم تجاهلها نظرًا لدورها الكبير في تمكين الموظف الجديد من النجاح في مهامه وتحقيق أهداف الشركة.

علاوة على ذلك، تتضمن هذه العملية سلسلة من الأنشطة والإجراءات التي تُسهم في مساعدة الموظف على الاستئناس ببيئة العمل الجديدة، واستيعاب دوره ومسؤولياته، والتكامل مع فريق العمل.

اكتشف كيف يُسهم توجيه الموظفين الجدد في تعزيز الأداء وخفض معدل دوران العمل. تعلم الطرق الأمثل لتدريبهم وتأقلمهم مع ثقافة الشركة لنجاح دائم.

ما هو توجيه الموظفين؟

توجيه الموظفين الجدد يعد عملية هامة لمساعدتهم على التأقلم بسرعة وسهولة مع بيئة العمل الجديدة. يتضمن توجيه الموظف الجديد العديد من الخطوات المهمة:

1. الترحيب والتقديم الجيد: يجب أن يشمل توجيه الموظف الجديد ترحيبًا حارًا وتعريفًا شاملًا للشركة وفريق العمل.
2. توفير معلومات واقعية: يجب تعريف الموظف بمهامه ومسؤولياته، وأيضًا ماهية البرامج والأدوات المستخدمة في العمل.
3. التعريف بالزملاء والثقافة العامة للشركة: يساعد التعرف على زملاء العمل في تسريع عملية الاندماج وتحقيق التواصل الجيد في مكان العمل.
4. التوجيه لمعرفة معلومات الشركة بشكل عام: يجب أن يتضمن توجيه الموظف الجديد معلومات عن سياسات السلامة وإجراءات الشركة.

ما مدى أهمية توجيه الموظفين الجدد؟

تخيل معي موظفًا جديدًا يتلقى ترحيبًا رائعًا في يومه الأول من قبل مرشد ودود. يجعل هذا المرشد خطواته داخل الشركة سهلة وميسرة، مما يحفزه على التعرف على بيئة عمله الجديدة.

يرافق المرشد الموظف بجولة إرشادية في مكان العمل، ثم يختار الوقت المناسب ليقترح عليه دورة توجيهية لمعرفة المزيد عن ثقافة الشركة التنظيمية ومسؤولياته الوظيفية. أخيرًا، يتوجهان معًا لتناول الغداء مع فريق العمل الجديد.

الآن، دعنا نتخيل سيناريو مختلف: يدخل الموظف الجديد ويتلقى ترحيبًا باردًا من وجه غير مألوف في قسم الاستقبال. يتوجه إلى مكان عمله ويتسلم دليلًا للموظفين مكونًا من مئة صفحة. بعد أن يكتشف بمفرده كيفية تسجيل الدخول إلى بريده الإلكتروني، يجد تعليمات من مديره الجديد ويبدأ عمله.

يظهر السيناريو الأول أهمية التخطيط لبرامج توجيه للموظفين الجدد، حيث تسهم في تحقيق الإنتاجية الكاملة في أدوارهم الوظيفية بشكل أسرع، مما يترك أثرًا إيجابيًا لديهم ويعزز تفاعلهم مع الشركة.

فوائد توجيه الموظفين

يمكن ذكر فوائد عملية توجيه الموظفين على الشكل الآتي:

1. يوفر التوجيه الوظيفي وقتًا لأصحاب العمل من خلال تدريب جميع الموظفين الجدد في وقت واحد، بدلًا من تدريبهم بشكل إفرادي؛ مما يعني توفير الوقت و المال على المدى الطويل.
2. يساعد الموظفين على التكيف مع بيئة العمل الجديدة.
3. يضع توقعات واضحة بشأن ثقافة الشركة، مما يساعد الموظفين الجدد على الاندماج والتفاعل بشكل أفضل.
4. يحدد مسؤوليات الموظفين بوضوح، مما يقلل من الغموض وسوء الفهم في المستقبل.
5. يعزز بيئة تعاونية من خلال تقديم الموظفين الجدد لزملائهم ومشرفيهم قبل بدء العمل.
6. يساعد في زيادة الاحتفاظ بالموظفين من خلال توجيههم وتوفير تجربة إيجابية في الشركة.
7. يساعد الموظفين الجدد على التعرف على بعضهم البعض من خلال التوجيهات الوظيفية.

مقارنة بين توجيه وإعداد الموظفين

قد يتساءل البعض عن الفرق بين التوجيه والإعداد! نجيبكم عبر السطور التالية.

بشكل عام، تُوصف عملية إعداد الموظف الجديد (Onboarding) بأنها سلسلة من الأحداث التي تمكّن الموظف من معرفة ما يتعين عليهم القيام به للقيام بمسؤوليات منصبه الجديد.

من ناحية أخرى، يشير التوجيه (orientation) إلى الترحيب الأولي الذي توفره الشركة للموظف الجديد (عادةً على مدار يوم واحد).

إعداد الموظف الجديد	توجيه الموظف الجديد
يتلقى تعريفًا عن مهمة الشركة وقيمها وثقافتها.	يتلقى تعريفًا عن مهمة الشركة وقيمها وثقافتها.
يلتقي بزملائه الجدد في العمل	يلتقي بزملائه في العمل لبناء علاقات وتبادل المعلومات.
يتعرف على أوراق التوظيف الجديدة.	يملأ أوراق التوظيف الجديدة.
يبدأ في الاستقرار في وظيفته الجديدة.	يبدأ في أداء مهامه والتعامل مع متطلبات منصبه.
يشارك في اجتماعات القسم.	يشارك في اجتماعات القسم ويتعرف على تفاصيل مسؤولياته الوظيفية.
يتعرف على المشاريع و / أو المهام قصيرة الأجل.	يبدأ في العمل على مشاريع أو مهام قصيرة الأجل.

كم من الوقت يجب أن تستمرّ عملية توجيه الموظفين الجدد؟

على الرغم من أن المرحلة الأولية لتوجيه الموظفين الجدد قد تبدو قصيرة، إلا أن عملية الاندماج الكاملة تتطلب وقتًا أطول. فالتعرف على زملاء العمل والشعور بالارتياح في الدور الوظيفي الجديد لا يحدث بين عشية وضحاها.

لذا، القاعدة الذهبية في تهيئة وتدريب الموظفين الجدد هي: «التأني وعدم التسرع».

يوصي خبراء «بونص» بتخصيص فترة لا تقل عن أسبوع لتنفيذ جميع عناصر برنامج التهيئة بشكل شامل.

هذا النهج المتأني يمهد الطريق لمرحلة التدريب الرسمي اللاحقة، ويضمن أساسًا قويًا لنجاح الموظف على المدى الطويل.

تذكروا: الاستثمار في الوقت خلال مرحلة التهيئة يعود بفوائد كبيرة على أداء الموظف وانتمائه للمؤسسة.

أيهما أفضل إعداد الموظفين أم التوجيه؟

يعد توجيه الموظفين جزءًا من عملية الإعداد. يسهم التوجيه في تعريف الموظفين الجدد على الشركة وسياساتها، وهو أمر بالغ الأهمية للامتثال والاستقرار في مناصبهم الجديدة.

في المقابل، يعمل إعداد الموظفين على تعزيز استيعاب الموظفين الجدد للثقافة التنظيمية والإجراءات التشغيلية ومنحهم الأدوات والموارد والدعم الذي يحتاجون إليه للنجاح في مناصبهم.

يجب أن يدمج برنامج الإعداد المثالي للشركات مكونات التوجيه والإعداد. يساعد ذلك في ضمان تجربة ممتعة ومشجعة للموظفين الجدد. كما يسهم اعتماد المؤسسات لبرنامج إعداد شامل في تعزيز الاحتفاظ بالموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم، ونجاح المؤسسة العام.

بعد أن تعرفنا على ماهية كل من إعداد وتوجيه الموظفين، سنشرح تباعًا خطوات إنشاء برنامج توجيه فعال. تابعوا قارءة المقال للاستزادة أكثر.

5 خطوات لإنشاء برنامج توجيه فعال

تبدأ معظم الشركات برنامج تهيئة موظفيها الجدد بالترحيب الحار. الهدف من ذلك توضيح التوقعات وإشعال حماس الموظفين الجدد ليصبحوا أعضاء فاعلين في الفريق.

إليكم برنامج مدروس من 5 نقاط لتحقيق أقصى استفادة من عملية التهيئة:

أولًا: الاستقبال الودي

• ساعد الموظف الجديد على تخفيف قلقه منذ لحظة وصوله.
• قدم جدولًا واضحًا للأيام الأولى للعمل.
• نظّم جولة تعريفية وقدم الموظف الجديد لزملائه.
• رتب اجتماع غير رسمي مع المشرف المباشر، يفضل خارج مكان العمل.

ثانيًا: تقديم دليل الموظف الشامل

يجب أن يتضمن دليل الموظف:

• تغطية التعويضات، والمزايا، والرواتب، والتأمين الصحي، إضافة إلى سياسات الحضور والإجازات.
• شرح قواعد السلوك، بما في ذلك سياسات مكافحة التحرش واستخدام التكنولوجيا.

ثالثًا: مراجعة السياسات

يجب أن يكون الموظفون الجدد على دراية بالقواعد والسياسات على الفور لمساعدتهم على تجنب الأخطاء.

تشمل المواضيع الأساسية التي يجب تغطيتها: سجيل الدخول، وفترات الراحة، وآداب السلوك، وأي سياسات أخرى يتوجب على كل موظف اتباعها.

رابعًا: شرح تفاصيل الوظيفة بدقة

خلال الأيام القليلة الأولى، من المهم أن تتطرق إلى ما تحدثت عنه أثناء عملية المقابلة وتعززه للسماح للموظف بتكوين شعور بالارتباط مع الشركة.

تساعد هذه العملية الموظفين الجدد على فهم توقعات الشركة وقيمها، ورسالتها حتى يتمكنوا من ربط وظائفهم المحددة مع تحقيق الأهداف.

خامسًا: تحديد الأهداف وخطوات العمل

تهيئة الموظفين الجدد هو عملية مهمة لضمان تكييفهم مع بيئة العمل الجديدة. خلال الأسبوع الأول من العمل، يجب على الموظفين الجدد أن يجتمعوا مع مشرفهم لمناقشة مفصلة حول مسؤوليات وأهداف الوظيفة.

يجب أن يكون الموظف مستعدًا لطرح الأسئلة بهدف الحصول على فهم واضح لتوقعاته ومهامه وأولوياته.

هذا يساعدهم على التكيف بشكل أفضل ويؤدي إلى تحقيق نجاح أكبر في دورهم الجديد.

ما يجب تضمينه في عملية توجيه الموظفين الجدد

أولًا: معلومات الموظفين الجدد

رغم أن الأعمال الورقية قد لا تكون محط اهتمام الموظف في عملية التوجيه، إلا أنها ضرورية؛ إذ يحتاج الموظفون إلى معرفة أدوارهم الوظيفية ومساحة عملهم، من قواعد الشركة وسياساتها إلى النماذج الضريبية.

لذا يُفضل تضمين مستندات مثل عرض التوظيف ودليل الموظفين في شركتك، وجعل هذه المستندات متاحة للموظفين للقراءة والتوقيع عليها.

ثانيًا: الترحيب والتعارف

يجعل الترحيب الموظفين يشعرون بأنَّهم جزء من الفريق، خاصةً عندما يأتي هذا الترحيب من أكثر من شخص واحد.

ولجعل أي موظف جديد يشعر بالتقدير، يمكن للأمور التالية أن تحمسه وتجعله أكثر تحفيزًا للعمل:

1. رسالة ترحيب من الرئيس التنفيذي: يمكن أن يكون هذا الترخيب رسميًا يعبر عن تقدير الشركة للموظف الجديد.
2. جولة تعريفية بالمكان: يمكن للمدير المباشر أن يأخذ الموظف الجديد في جولة ليتعرف على مكان العمل ومرافقه.
3. الدعوة إلى مأدبة غداء تقديمية: يمكن دعوة الموظف الجديد لتناول وجبة غداء مع زملائه لتعزيز روح الفريق.
4. الهدايا الشخصية: قدم للموظفين هدايا تحمل شعار الشركة لإظهار تقديرك لهم.

ثالثًا: الدخول إلى مكان العمل

لا توجد أشياء كثيرة أسوأ من الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد، فلا تجد مكانًا مناسبًا لركن سيارتك.

لتجنب حدوث هذه المواقف:

• امنح الموظف الجديد بطاقة دخول وخريطة توضح له مساحات الشركة في أول يوم عمل له.
• أخبر الموظف الجديد بضرورة حمل هويته وإظهارها لحارس الأمن في أول يوم عمل لكي يسُمح له بدخول المبنى.

رابعًا: الأدوات والبرامج الحاسوبية

من الضروري تزويد الموظفين الجدد بالأدوات اللازمة للتواصل والتي تمكنهم من أداء مهامهم بكفاءة. فمثلًا، يجب على كاتب المحتوى أن يتقن استخدام أدوات تحسين محركات البحث لإنتاج مقالات ذات جودة عالية.

وعليه، من المهم تدريب الموظفين الجدد على استخدام هذه الأدوات وبرامج إدارة المشاريع بطريقة تسهل عليهم إتمام مهامهم المستقبلية بفعالية ويسر.

خامسًا: التدريب التوجيهي

ضع خطة لبرنامج تدريب الموظفين الجدد، تهدف إلى تزويدهم بالمهارات الأساسية لتحقيق النجاح في مساراتهم المهنية.

قد يتضمن هذا البرنامج التدريبات الفنية المتعلقة بالعمل، بالإضافة إلى التدريبات على السلامة المهنية، وكذلك تطوير المهارات الشخصية.

7 نصائح مُجربة لنجاح فترة توجيه الموظفين

لضمان انطلاقة عمل قوية، إليك سبع نصائح ذهبية:

1. كن سباقًا للوصول مبكرًا إلى مكان العمل.
2. انتقِ ملابس تعكس جدية موقفك وتناسب ثقافة الشركة.
3. احمل المستندات الشخصية الضرورية ومبلغًا نقديًا احتياطيًا.
4. راجع دليل الموظف إن توفر وحضّر أسئلتك.
5. احرص على الحصول على نوم كافٍ ليلة البدء بالعمل.
6. أحضر وجبة خفيفة وماءً تحسبًا لأي طارئ.
7. أظهر اهتمامك وحرصك على الفهم الدقيق للمعلومات.

بتطبيق هذه النصائح، ستضع قدمك على أول درجات السلم المهني بثقة وتميز. تذكر، الانطباع الأول يدوم، فاجعله انطباعًا إيجابيًا يعكس حماسك وجاهزيتك للتحدي الجديد.

فترة ما بعد عملية توجيه الموظفين

يجب على مسؤول الموارد البشرية معرفة آراء الموظفين من خلال طرح الأسئلة التالية:

1. هل يشعرون أنهم مستعدون جيدًا لأداء أدوارهم الجديدة؟
2. وهل يفهمون الشركة ودورها داخل المنظمة؟
3. هل هناك أي أسئلة لم تتم الإجابة عليها بعد؟
4. وهل كان التواصل مع مديريهم مثمرًا؟
5. ما هي الأفكار التي لديهم فيما يتعلق بتطوير الموظفين في المستقبل؟
6. هل كان التدريب الخاص بالوظيفة الذي تلقوه مفيدًا؟ هل غطت المجالات الصحيحة وهل كانت تستحق الوقت والموارد التي تم إنفاقها عليها؟

تذكر أن الغرض من توجيه الموظف هو توفير المعلومات الأساسية لإعداد الموظفين الجدد للمساهمة بنشاط في المنظمة. وبما أن الموظفين يمثلون استثمارات طويلة الأجل، فمن المهم أن يتم معاملتهم على هذا النحو.

ما القيمة التي تقدمها منصة بونص

انطلاقًا من إيماننا بأن الموظف هو القلب النابض بالنجاح في الشركات؛ صمّمنا «بونص» لتكون رائدة الدعم والتمكين للشركات بإطلاق إمكانات مواردها البشرية.

نؤمن بأن الموظفين هم وقود النجاح لأي مؤسسة، لذلك تتمثل قيم «بونص» في تنمية مهاراتهم وتعزيز ولائهم ليُصبحوا الدعامة الراسخة في بناء مؤسسات قوية ومُزدهرة.

تستند هذه الرؤية الاستراتيجية إلى دعم الشركات في توفير بيئة عمل تتسم بالإيجابية والإنتاجية والسعادة، وتمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من تقدير جهود موظفيها وتحفيزهم.

تضُم بونص مجموعة متنوعة من الأدوات الفعّالة، تتفرد بتقديم المكافآت والامتيازات، وإجراء الاستطلاعات وجمع التعليقات. وتمتد لتشمل تعزيز التواصل الاجتماعي ببناء مجتمعات مُتماسكة داخل الشركات تعمل على توطيد العلاقات بين الموظفين، وتسهم في خلق بيئة عمل مُتناغمة ومُتكاملة.

خلاصة القول

في الختام، تعد عملية توجيه الموظفين الجدد حجر الأساس في بناء علاقة مهنية ناجحة ومثمرة بين الموظف والمؤسسة. إنها ليست مجرد إجراء روتيني، بل استثمار استراتيجي في مستقبل الشركة وموظفيها على حد سواء.

تذكروا دائمًا أن الانطباع الأول يدوم. فالاهتمام بتجربة الموظف منذ يومه الأول يضع الأساس لعلاقة مهنية طويلة الأمد ومثمرة.

ولكن ما رأيك عزيزي القارئ أن تشاركنا تجاربك أو قصص نجاحك حول كيفية تطبيق أفضل النصائح لبرنامج توجيه الموظفين الجدد؟ فكل منا لديه تجربته الفريدة التي تساعد دومًا مشاركتها على أن تعم الفائدة على الجميع، وهذا ما نسعى إليه في «بونص» بشكل دائم.

الأسئلة الشائعة