دليلك الشامل لزيادة إنتاجية الموظفين

عند الحديث عن الإنتاجية، قد يتبادر إلى الذهن صورة الموظفين المنهكين الذين يعملون لساعات طويلة. بيد أنه في الواقع، تتعلق الإنتاجية بكفاءة الشركة في تحويل مدخلاتها إلى مخرجات قيّمة. وبعبارة أخرى، فإن إنتاجية الموظفين تعتمد على براعة الشركة في استغلال مواردها البشرية والمادية لإنتاج منتجات وخدمات متميزة تلبي تطلعات الشركة والموظفين.

تشير الدراسات إلى أن الشركات التي تتمتع بقوة عاملة ملتزمة ومتحمسة تحقق نتائج أعمال متفوقة. فوفقًا لتحليل شامل أجرته مؤسسة (Gallup) حول مشاركة الموظفين، تتفوق الشركات ذات القوى العاملة عالية الالتزام على منافسيها بنسبة 21% في تحقيق الأرباح، و17% في الإنتاجية، و10% في إرضاء العملاء.

سنقدم لكم عبر السطور التالية دليلًا شاملًا عن أهم الاستراتيجيات لزيادة إنتاجية الموظفين وتحسين أداء العاملين وأيضًا تعزيز كفاءة المؤسسة.

ماذا تعني إنتاجية الموظفين؟

إنتاجية الموظف هي قدرته على تلقي المدخلات وتحويلها إلى نتائج ملموسة خلال فترة زمنية محددة.

ومن الجدير بالذكر أن هذا المفهوم لا يقتصر فقط على كمية العمل المنجز، بل يشمل أيضًا جودة المخرجات ودقتها.

فعلى سبيل المثال، قد يكون الموظف الذي ينتج عملًا عالي الجودة بوتيرة معتدلة أكثر إنتاجية من زميله الذي ينتج كمية أكبر من العمل ولكن بجودة أقل.

علاوة على ذلك، تعد الإنتاجية مؤشرًا هامًا على كفاءة المؤسسة ككل، حيث إن مجموع إنتاجية الموظفين الأفراد يشكل في النهاية الصورة الكاملة لأداء المنظمة وقدرتها على تحقيق أهدافها بفعالية.

ما تعريف تحسين إنتاجية الموظفين

يمكن النظر إلى تحسين الإنتاجية من منظورين أساسيين:

1- مساعدة الموظفين على أداء مهامهم بسرعة أكبر أو بكفاءة أعلى.

2- جعل عملية إنجاز هذه المهام أكثر متعة ورضا للموظفين، مما يؤدي في النهاية إلى منتج نهائي بجودة عالية.

وعليه، فإن أي مبادرة لتحسين الإنتاجية يسعى فريقك لتنفيذها يجب أن تهدف إلى تلبية أحد هذين المتطلبين الأساسيين على الأقل. وإلا، فقد تفقد هذه المبادرة فعاليتها وتأثيرها المطلوب.

على سبيل المثال، يمكن استخدام أنظمة أتمتة سير العمل لديك، ودمج طلبات الإجازة مع أدوات التواصل المفضلة لدى الفريق، مثل Slack أو MS Teams.

ومن خلال ذلك، لا يضطر الموظفون إلى التنقل بين عدة تطبيقات لإكمال الطلب، ولن تتأخر الإجراءات، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية في العمل ككل.

اطلع على المقال التالي: 8 خطوات عملية لبناء بيئة عمل مليئة بالتقدير والولاء

كيف يمكنك قياس إنتاجية الموظفين في مكان العمل؟

لضمان إدارة فعالة لإنتاجية الموظفين، من الضروري تحقيق التوازن بين عاملين رئيسيين:

1. العوامل الكمية.
2. العوامل النوعية.

ومن المهم الإشارة إلى أنه لا يمكن الاعتماد على أحد هذين العاملين دون الآخر. بينما يمكن تعريف الإنتاجية رياضيًا على أنها إجمالي المخرجات مقسومًا على إجمالي المدخلات، إلا أن هذا التعريف البسيط قد يغفل العديد من الجوانب الهامة.

على سبيل المثال، قد يكون هناك موظف إنتاجيته عالية من الناحية الكمية، ولكنه صعب التعامل معه، مما قد لا يصب في مصلحة الشركة على المدى الطويل.

وفي المقابل، هناك أدوار قد تبدو أقل إنتاجية من الناحية الكمية، ولكنها تؤدي وظائف حيوية للمؤسسة، مثل التخطيط الاستراتيجي طويل المدى.

لذا، فإن النظرة الشاملة للإنتاجية تتطلب موازنة دقيقة بين الكم والكيف، مع مراعاة الدور الوظيفي وأهميته لاستراتيجية للمؤسسة ككل.

ما هي أبرز مؤشرات قياس إنتاجية الموظفين في بيئة العمل؟

تشمل المؤشرات الرئيسية لقياس إنتاجية الموظفين ما يلي:

جودة العمل:

• نسبة الأخطاء في العمل المنجز.
• دقة النتائج ومخرجات العمل.
• رضا العملاء.

كمية الإنجاز:

• عدد المهام المنجزة.
• حجم العمل المكتمل.
• معدل الإنتاج اليومي/الأسبوعي.

الوقت المستغرق:

• سرعة إنجاز المهام.
• الالتزام بالمواعيد النهائية.
• كفاءة استخدام وقت العمل.

مبادرات التطوير:

• الأفكار الإبداعية..
• المساهمة في تحسين إجراءات العمل.
• المشاركة في مشاريع التطوير.

الالتزام:

• الحضور والانصراف.
• الالتزام بالمواعيد.
• التقيد بإجراءات العمل.

التعاون مع فريق العمل:

• العمل ضمن الفريق.
• مساعدة الزملاء.
• المشاركة في الأنشطة الجماعية.

كيف تزيد إنتاجية الموظفين في مكان العمل؟

ربما تغير تفكير الشركات مع مرور الوقت، أو لعل الأمر يعود إلى أن فوائد استخدام نظريات التحفيز المناسبة قد وجدت طريقها إلى الحياة العملية الحديثة.

وأيًا كان السبب، فقد تطور فهمنا لكيفية تحسين إنتاجية الموظفين بشكل كبير. ففي الماضي، ساد الاعتقاد بين أصحاب العمل بأن الإنتاجية يمكن تحسينها فقط من خلال استخدام أدوات تعزيز الكفاءة.

أما اليوم، فقد أدركت الشركات أن إنتاجية الموظفين تتحسن بشكل أكبر عندما يتوافق العاملون مع ثقافة الشركة، وعندما يشعرون بالأمان والتقدير والمكافأة المناسبة.

10 إجراءات مُجربة لزيادة إنتاجية موظفيك

إذا كان موظفوك يواجهون تحديات في زيادة إنتاجيتهم، فإليك بعض الاستراتيجيات الفعالة لتحسين الإنتاجية:

1. ساعدهم على فهم أهمية عملهم من خلال توضيح الأهداف.
2. امنح موظفيك الاستقلالية، سواء كان ذلك عبر توفير مرونة في العمل، أو السماح لهم بتحديد أهداف ذات مغزى لأنفسهم بما يتماشى مع أهداف الشركة.
3. اخلق بيئة عمل إيجابية، من خلال إشراك الموظفين بالعمل، وتوفير أدوات الاستماع الفعّال، والاهتمام بتجربة الموظف الشاملة.
4. امنحهم فرصًا للنمو، سواء من خلال تعلم مهارات جديدة.
5. شجّع مفهوم رفاهية الموظفين. فأحيانًا يكون قضاء يوم للراحة أكثر أهمية وفائدة بكثير من الجلوس على المكتب.
6. قدم حوافز مناسبة لتشجيع الموظفين على بذل المزيد من الجهد.
7. تواصل بوضوح وبشكل متكرر وهادف مع الموظفين.
8. قدم ملاحظات بناءة ودعمًا عندما لا يكون أداؤهم بالمستوى المطلوب.
9. استخدم التكنولوجيا المناسبة التي تبسط أعباء العمل، بدلًا من تعقيدها، لمساعدة الموظفين على القيام بالمزيد مما يستمتعون به.
10. التأكيد على أهمية العمل الجماعي لزيادة انتماء الأشخاص إلى الشركة وتعزيز مشاركتهم الفعالة في بيئة العمل.

كيف تساعدك بونص في زيادة إنتاجية موظفيك؟

انطلاقًا من إيماننا بأن الموظف هو القلب النابض بالنجاح في الشركات؛ صمّمنا «بونص» لتكون رائدة الدعم والتمكين للشركات بإطلاق إمكانات مواردها البشرية.

نؤمن بأن الموظفين هم وقود النجاح لأي مؤسسة، لذلك تتمثل قيم «بونص» في تنمية مهاراتهم وتعزيز ولائهم ليُصبحوا الدعامة الراسخة في بناء مؤسسات قوية ومُزدهرة. تستند هذه الرؤية الاستراتيجية إلى دعم الشركات في توفير بيئة عمل تتسم بالإيجابية والإنتاجية وسعادة الموظفين، وتمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من تقدير جهود موظفيها وتحفيزهم، وحل مشكلة انخفاض الإنتاجية.

تضُم «بونص» مجموعة متنوعة من الأدوات الفعّالة، تتفرد بتقديم المكافآت والامتيازات، وإجراء الاستطلاعات وجمع التعليقات، وتمتد لتشمل تعزيز التواصل الاجتماعي ببناء مجتمعات مُتماسكة داخل الشركات تعمل على توطيد العلاقات بين الموظفين، وتسهم في خلق بيئة عمل مُتناغمة ومُتكاملة.

خلاصة القول

ختامًا، نؤكد على أن زيادة إنتاجية الموظفين هي عملية شاملة تتطلب فهمًا عميقًا للموظفين في مكان العمل.

إن الموظف المنتج هو، في جوهره، موظف راضٍ ومُحفَّز ومُقدَّر. وعليه، فإن المفتاح الحقيقي لزيادة الإنتاجية يكمن في خلق بيئة عمل إيجابية تعزز الإبداع، وتشجع التعاون، فضلًا عن احترامها للتوازن بين الحياة المهنية والشخصية.

ومن الأهمية بمكان أن ندرك أن تحسين الإنتاجية هي عملية مستمرة. إذ يتطلب هذا الأمر مراجعة دورية للاستراتيجيات المتبعة، والإصغاء بانتظام لآراء الموظفين، ناهيك عن التكيف مع التغيرات في بيئة العمل والتحديثات المستمرة في التكنولوجيا.

الأسئلة الشائعة