انضم لقائمة الانتظار
استثمر في بيئة عملك واجعل فريقك أكثر إنتاجية وسعادة
إدارة الغياب Absence Management
يشير مصطلح إدارة الغياب (Absence Management) إلى مجموعة الطرق والاستراتيجيات التي تُطبقها المؤسسات بهدف التحكم في الغياب والحد من تأثيراته السلبية على العمل. تتضمن هذه العمليات مجموعة متنوعة من الأنشطة، مثل تتبع الغيابات، وتنفيذ السياسات ذات الصلة، بالإضافة إلى تقديم الدعم للموظفين لمواجهة المشكلات التي قد تنجم عن الغياب المتكرر، وذلك لضمان استمرارية العمل والحفاظ على أداء المؤسسة الجيد
ماذا تعني إدارة الغياب؟
تعد إدارة الغياب من الإجراءات الأساسية المتبعة في الشركات، حيث تهدف إلى مراقبة وتقليل تغيب الموظفين داخل المؤسسات.
تشمل هذه العملية تتبع الإجازات بكافة أنواعها، بما في ذلك الإجازات المرضية، وأوقات العطل والإجازات الرسمية الأخرى، وذلك لتقليل تأثير الغيابات على الإنتاجية وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية للشركات.
ما هي خطوات وإجراءات إدارة الغياب؟
تتبع إدارة الموارد البشرية في الشركات مجموعة من الإجراءات والخطوات لإدارة الغياب تبدأ بـما يلي:
- وضع سياسات محددة تُبين أنواع الإجازات المسموح بها للموظفين وكيفية طلبها والموافقة عليها.
- تطبيق إجراءات دقيقة لرصد الغيابات وتوثيق أسبابها، مما يساعد في الكشف عن الغيابات المتكررة للموظفين.
- وضع قواعد محكمة للتعامل مع الغيابات غير المتوقعة أو الكثيرة، وتشمل تطبيق عقوبات أو تقديم الدعم اللازم لمعرفة أسباب التغيب عن العمل.
- استخدام بروتوكولات تواصل معينة لإعلام الإدارة وقسم الموارد البشرية بطلبات الإجازات وترتيب البدائل.
ما أهمية إدارة الغياب في الشركات؟
تسهم إدارة الغياب الفعّالة في ضمان استمرارية الأعمال بسلاسة، حتى عند تغيب الموظفين، مما يسهم في الحد من التأثيرات السلبية على تنفيذ المشاريع.
ومن خلال التعامل الفوري والمدروس مع الغيابات، تستطيع المؤسسات الحفاظ على الإنتاجية وتحقيق الأهداف ضمن المواعيد المحددة دون الإضرار بمعنويات بقية أعضاء فريق العمل.
كذلك، تساعد الإجراءات الوقائية على تعزيز الدعم الذي توفره الشركات لموظفيها، مما يُسهم في رفع مستوى تفاعل الموظفين والرضا الوظيفي، ويعزز من الولاء والاحتفاظ بالعاملين على المدى الطويل.
ما أهداف إدارة الغياب – Absence Management؟
تهدف إدارة الغياب، بشكل رئيسي، إلى تقليل انقطاعات الموظفين عن العمل، عن طريق الحد من تأثير غيابهم عن الأنشطة التنظيمية والإنتاجية.
وتضمن هذه الإدارة الامتثال لقوانين العمال وتطبيق سياسات الشركة واحترام عقود التوظيف بدقة.
إضافةً إلى ذلك، تُعنى بتعزيز رفاهية الموظفين وتسهم في دعم صحتهم وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وذلك من خلال تفهم أسباب التغيب عن العمل، وإيجاد بدائل وحلول فعالة تساعد في تسهيل إجراءات العمل اليومية، ومعالجة المشكلات.
ما هي أنواع التغيب عن العمل؟
تنقسم أنواع التغيب عن العمل إلى نوعين:
التغيب المصرح به، ويشمل:
- إجازات الاستراحة: وهي إجازة مخطط لها مسبقًا، حيث يستفيد منها الموظفون لأخذ قسط من الراحة والاستجمام، وممارسة الأنشطة الشخصية.
- التغيب عن العمل بإذن رسمي: يغطي هذا النوع من الغياب الأسباب المتعلقة بالمواعيد الطبية، والأحداث العائلية، أو أسباب شخصية أخرى معترف بها.
- إجازات العطلات: هي أيام مخصصة تُتاح فيها الفرصة للموظفين للراحة والاحتفال بالمناسبات العامة أو الدينية.
التغيب غير المصرح به، ويتضمن:
- التغيب بسبب المرض: يحدث التغيب عندما يضطر الموظفون للغياب عن العمل نتيجة المرض أو الإصابة.
- الحالات الطارئة: وهي حالات طارئة وغير متوقعة تستدعي من الموظفين الاهتمام بشؤون أفراد العائلة فورًا.
- الأيام الشخصية: وهي أيام يختارها الموظفون لأخذ قسط من الراحة لأسباب شخصية لا تندرج تحت فئات الإجازات الأخرى.
- الغياب غير المخطط له: يحدث هذا التغيب دون أخذ إذن رسمي أو إشعار المدير المباشر بذلك.
ما هي الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الغياب؟
تتمثل الاستراتيجيات الفعّالة لإدارة الغياب بما يلي:
- وضع سياسات واضحة للتغيب: تُحدد هذه السياسات بوضوح توقعات الحضور والإجراءات الواجب اتباعها لطلب الإجازة.
- تنفيذ أنظمة تتبع الغياب: يسهم نظام الموارد البشرية في تتبع ومراقبة تغيب الموظفين بدقة، مما يُمكن من التدخل في الوقت المناسب واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات النظام.
- تعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية: يشجع هذا النهج الموظفين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
- تشجيع التواصل المفتوح: يتيح إنشاء قنوات التواصل الفعال الفرصة لمناقشة أسباب التغيب بصراحة وطلب الدعم عند الحاجة.
- توفير خيارات عمل مرنة: تمنح الشركات خيارات عمل مرنة للموظفين، تتضمن العمل عن بعد، أو إيجاد ترتيبات عمل بديلة، مما يلبي احتياجاتهم المتنوعة.
- تقديم برامج مساعدة للموظفين (EAP): تشمل هذه البرامج إمكانية الوصول إلى الموارد الصحية، وخدمات الدعم الشخصية لمساعدتهم في تجاوز المشكلات وتقليل الغياب.
- تدريب الموظفين على مهارات متعددة: يمكّن هذا التدريب الموظفين من تبادل الأدوار بكفاءة في حال تغيب زملائهم عن العمل.
ما هي التحديات التي تواجهها إدارة الغياب في الشركات؟
فيما يلي بعض التحديات والصعوبات التي تواجهها إدارة الشركات عند تكرار تغيب الموظفين:
- التأثير المالي على الشركة: قد يؤدي الغياب إلى زيادة التكاليف المترتبة على الشركة نظرًا للحاجة إلى توظيف أشخاص جدد.
- مشكلات تشغيلية: قد يعيق التغيب المتكرر سير العمل، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم المشاريع وانخفاض كفاءة الموظفين.
- تقليل الإنتاجية: يؤثر الغياب المتكرر سلبًا على بيئة العمل والموظفين، ويسهم في تقليل الإنتاجية.
- الامتثال القانوني وقوانين العمل: يمكن أن يؤدي عدم إدارة الغياب بما يتوافق مع القوانين واللوائح إلى تعريض المنظمات لمخاطر قانونية ومسؤوليات.
ما الدور الذي يقدمه قسم الموارد البشرية في إدارة الغياب؟
تلعب إدارة إدارة الموارد البشرية دورًا حيويًا في إدارة الغياب، وذلك من خلال وضع وتنفيذ سياسات وإجراءات محددة.
- تقدم التوجيه والدعم للمديرين والموظفين بخصوص حقوق الإجازة وإجراءات طلب الإجازة.
- تعمل على رصد وتحليل بيانات غياب الموظفين لتحديد الاتجاهات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.
- توفر أيضًا الدعم والتسهيلات للموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة.
- تضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإجازات الموظفين.
- تسهل التواصل والتعاون بين المديرين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين بشأن قضايا إدارة الغياب.
كيف يُدير المديرون غياب الموظفين في مكان العمل؟
تشمل إدارة غياب الموظفين في مكان العمل عدة خطوات رئيسية:
- تنفيذ سياسات وإجراءات واضحة تتعلق بالحضور والإجازات.
- تمكين الموظفين من خلال تزويدهم بالمعلومات المتعلقة بحقوقهم ومسؤولياتهم وإجراءات طلب بالإجازات.
- مراقبة وتتبع الغيابات، بهدف تحديد المشكلات المحتملة وإيجاد الحلول المناسبة لطبيعة المشكلات.
- معالجة الأسباب الأساسية للتغيب المتكرر، وهي خطوة ضرورية لتحديد مشكلات الموظفين ومعالجتها، سواء كانت مشكلات صحية أو متعلقة بعدم رضا الموظف عن بيئة العمل.
- تقديم الدعم والتسهيلات المناسبة، مثل ترتيبات العمل المرنة أو الوصول إلى برامج الرعاية الصحية.
- الحفاظ على التواصل المفتوح بين المديرين والموظفين لمناقشة طلبات الإجازة.
كيف يبلغ الموظف الإدارة بطلب الإجازة؟
يتعين على الموظف إعلام مديره مسبقًا بحاجته إلى التغيب وأخذ إجازة من العمل، ويفضل قبل موعد الإجازة بأيام.
يمكن تنفيذ هذا الإجراء بعدة وسائل، منها:
- إرسال رسالة بريد إلكتروني أو تقديم طلب كتابي يشرح سبب الإجازة وتاريخها.
- تحديد موعد مع المدير لبحث تفاصيل الإجازة وجهًا لوجه.
- الالتزام بالإجراءات المحددة من قبل الشركة لتقديم طلبات الإجازة، مثل ملء نموذج طلب الإجازة المعتمد.
